Bir firmanın sizinle ilgili tuttuğu kişisel verileri öğrenmek istiyorsunuz. Veya pazarlama amaçlı gelen ePosta ve SMS’lerden rahatsızsınız ve bunların artık gelmemesini istiyorsunuz. Özetle KVKK ile ilgili bir başvuruda bulunmak istiyorsunuz. Peki benzer nedenler için yapmanız gereken KVKK Başvuru yöntemleri nelerdir? Kimlik teyidinizin KVKK bakış açısıyla nasıl yapılması beklenmektedir? KEP, Mobil İmza, eİmza, vb. yöntemler kullanılacağı gibi, uygulama üzerinden, hatta yazılı olarak başvuru yapmak bile mümkün. Ancak kimlik teyidi bu konunun olmazsa olmazı.
İlgİLİ KVKK Karar Özetlerİ
- Telekom Şirketinin Kimlik Teyidi Yapamama Bahanesi | 01/10/2019 | 2019/296
Faturalı bireysel telekom abonesi, şirketin internet sitesi üzerinden, müşteri hizmetlerine, bir formla, başvuru yapıyor; ancak Telekom şirketi, başvuruyu kimlik teyidi yapmaya yetecek veri ve yöntemle almadığı için reddediyor. İlgili kişi de Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na başvuruyor. Telekom Operatör Şirketinin kendini nasıl savunduğu ile başlayalım:
İnternet sitemizdeki KVKK başvuru formu doldurulup, noter aracılığıyla veya elektronik imzalı ePosta ile gönderilmeliydi. Sitemizdeki KVKK formunda, TC kimlik numarası, adres, ad&soyad, telefon, ePosta, vb. bilgiler vardı. Bunlarla kimlik teyidi yapabilirdik; ancak gelen başvuruda bu talep formu kullanılmamış, TC kimlik numarası ve adres de yok.
Telekom Şirketi
Dikkatinizi çekmek istediğim iki nokta var. İlki, “benim formumu, noter onaylı veya eİmza ile göndermeliydin” demesi. İkincisi ise “kimlik teyidi yapmam gerekiyor, ilgili kişi sen misin; bilemem” demesi. Yani ilgili kişinin kimlik teyidini yapmak için noter veya eİmza’yı kullanmayı seçmiş şirket. Şimdi de Kurul’un cevabına bakalım:
İletilen talep formunda; TC Kimlik numarası ve adres gibi bilgiler olmadığı için Tebliğ’e uygun olmadığı doğru. Bu nedenle, bu bilgileri de barındıran bir başvuru tekrar yapılmalı. Bununla birlikte, ilgili kişiyi noter veya eİmza başvurusu ile sınırlayarak maddi bir külfet getirmek ve yanlış yönlendirmek doğru değil. Usule uygun diğer yollarla başvuru yapma hakkını engellenmiş oluyor. Buna dikkat edin ve bu yönlendirmeyi yaptığınız internet sitenizdeki Gizlilik Politikanızı da düzeltin.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu
O zaman gelelim başvurumuzu iletirken dikkat etmemiz gereken 2 önemli unsura: KVKK Başvuru Yolları ve Kimlik Teyidi.
I. Başvuru hangi yollarla iletilebilir ?
- Yazılı olarak,
- Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ile,
- Güvenli elektronik imza(eİmza),
- Mobil imza,
- İlgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanarak,
- Başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla.
II. Başvuruda kimlik teyidi nasıl yapılabilir ?
KEP, eİmza ve Mobil İmza, kimlik teyidini de içinde barındıran teknolojiler. Bu teknolojilerle yapılan başvurularda ayrıca bir bilgiye gerek olmadan başvurunun ilgili kişi tarafından yapıldığı kabul edilebilir. Ancak bunlar herkes tarafından kullanılmamaktadır, bu yüzden de başvuru için tek yol gösterilmemelidir. Noter yoluyla başvuru da maddi külfet getirdiğinden caydırıcı, engelleyici bir yöntem olmakta.
Bununla birlikte, farklı metodlarla da bu teyit gerçekleştirilebilir. Bir uygulama veya veri sorumlusundaki iletişim bilgisi (ePosta, telefon, vb.), TC No, adres, vb. bilgilerle teyit işlemi gerçekleştirilebilir. Yine yazılı yapılan başvurularda, TC No, Adres, ad& soyad ve iletişim bilgileri kullanılabilir.
KVKK Uyumu Yolunda Önlemler | KVKK Başvuru Yöntemlerİ ve Kİmlİk Teyİdİ
- KVKK başvurularının gelebileceği platformlar önceden belirlenmeli. Platformlardaki başvuru yolu, kişiye zorluk getirmeyecek şekilde tasarlanmalı,
- Bu platformlardan sözkonusu başvurunun nasıl alınacağı, kime yönlendirileceği, nasıl yönetileceği önceden çalışılmalı. Hem başvuruyu ilk kabul eden, hem de sonrasında başvuru atanan kişiler nasıl hareket edeceklerini biliyor olmalılar. KVKK Başvuru süreci şirket prosedür, politika ve süreç akışlarına yansıtılmalı, eğitimlere eklenmelidir.
- Kimlik teyidinde kullanılacak ana verilerin güncel tutulması ve iletişim bilgilerinin doğrulanması, zaman zaman kontrol edilmesi şirket süreçlerine eklenmelidir.